Introducción
En esta práctica analizaremos la estructura organizacional de una empresa basada en una que co-dirige un integrante de este grupo de prácticas. La empresa en cuestión se llama Info2Play SL y tiene adheridas las webs http://www.wiisos.com/, http://www.ps3sos.com/ y otras.
El esquema de la empresa sería el siguiente:
El esquema de la empresa sería el siguiente:
Especialización
Debido a la cantidad de departamentos que hay en la empresa, nosotros nos centramos en el departamento de Producción, donde todos los integrantes necesitan ser especialistas en su campo de trabajo. A su vez y siendo igual de importante, se necesita que entiendan del trabajo de las diferentes áreas contiguas. Es prioritario que exista la ayuda entre sectores, lo cual implica comunicación entre ellos. Es necesario porque el trabajo desempeñado por cada puesto puede variar según las observaciones de sectores diferentes.
Centrándonos en el puesto de Producción, se pide al personal que tenga conocimientos mínimos de ingeniería, economía e informática, gracias a eso se podrá comunicar fácilmente con los demás departamentos y a las personas que tiene a su cargo. Es muy importante que los trabajadores sean ambiciosos e innovadores. Esto permitirá no estancarse en el pasado, estar al día en todos los campos y lo más importante, destacar sobre los demás con novedades y primicias.
El puesto de Merchandising tiene dos partes bien diferenciadas pero muy bien comunicadas entre ellas, debido a que una depende de la otra.
En una parte están los comerciales. Son los encargados de las ventas de los productos que ofertamos en nuestra web relacionados con la temática de la empresa. Esto implica estar informado de las novedades que nos interesan, saber que productos pueden tener mejor salida que otros y adaptar sus precios al stock disponible y la demanda de los clientes.
Por otra parte encontramos los diseñadores gráficos o grafistas. Estos han de efectuar las demandas que les pidan los comerciales. Han de saber trabajar con ropa, estampaciones, posters y demás productos relacionados.
El departamento de Subidas realiza una labor esencial: proporcionar a nuestros clientes el material que conseguimos, para que ellos se lo descarguen. Estos contenidos son adquiridos legalmente por el departamento de Copyright el cual recibe los derechos previo contrato entre las partes.
El trabajo de este puesto implica tener muchos empleados que se encargarán de subir a la red todo el material adquirido anteriormente. Se necesitan trabajadores rápidos y eficientes ya que la rapidez de subida del contenido es esencial para que los clientes no se vayan a la competencia. También hay empleados que buscan constantemente nuevos y mejores servidores para alojar nuestro material. Negociar nuevos precios o nuevas mejoras, proporcionar mayores beneficios a la empresa, etc. Por eso estos trabajadores deben dominar el campo de la negociación y de internet. Por último, estos mismos, han de privar de facilidades a los clientes que no sean Premium, ya que nuestro interés es que paguen la cuota. Esto se consigue limitando la velocidad de descarga y el número de descargas por hora.
El puesto de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i) tiene como objetivo encontrar mejores formas de pago para los clientes. También subir la velocidad para los clientes Premium y buscar maneras de agradecerles el pago de la cuota. Para eso necesitamos gente con experiencia en internet y en temas de cobros por la red. Por otro lado, se dedican personas a mejorar la página web. Han de mantenerla actualizada, mejorarla con propuestas de los clientes y tenerla bien organizada para darle facilidades a los clientes más inexpertos en el mundo de las descargas.
Por último, el puesto de Premium, demanda empleados con facilidad de comunicación, oral y escrita, con los clientes. Han de saber idiomas para abarcar más países y clientes. También necesita conocimientos de informática para poder solucionar las dudas y problemas de los clientes que se pongan en contacto.
También hay personas dedicadas a propiciar la venta de cuentas Premium. Sus ideas serán comunicadas al puesto de I+D+i, para que ellos intenten llevarlas a cabo. Además, deciden qué contenidos se ofrecen a los clientes No Premium y cuáles sólo a los clientes Premium a modo de exclusividad.
Departamentalización
La departamentalización se hará por proceso
La producción la organizamos en cuatro departamentos diferenciados:
- Merchandising: es el departamento que se ocupa del diseño, promoción y venta de ropa u otros artículos relacionados con la marca de la empresa y marcas relacionadas con la misma (títulos de películas, de juegos, etc.…)
- Subidas: aquí se organiza la gente para subir todo el material conseguido de las distintas empresas proveedoras. Se buscan nuevos sitios con mejoras para subir el material disponible y se estudian las posibles restricciones a los clientes que no pagan una cuota.
- I+D+i: el departamento se encarga de investigar las posibles mejoras para el conjunto de la empresa. Tanto puede ser de la propia web como de las posibles nuevas subidas. También se buscan nuevos métodos para ofrecer un servicio más eficiente y veloz.
- Premium: en este departamento recae la responsabilidad de la atención al cliente. Para ello se debe estar al día de los pagos recibidos por los clientes Premium para poder corregir posibles problemas con autoridad. Además, piensan ideas para captar más clientes Premium.
Cadena de mando
Empezando por arriba en la empresa, el dueño de ésta, es la máxima autoridad de la empresa. Únicamente tiene contacto con el Administrador y el Gerente. Cada uno se especializa en un área distinta e informan de todo lo que sucede al dueño.
El gerente es el que nos interesa en este momento, porque entre otras secciones, dirige la de Producción, que es la estudiada en esta práctica.
El departamento de producción controla cuatro áreas o departamentos: Merchandising, Subidas, I+D+i y Premium. Cada uno de ellos informa, cuando se le requiere, de cómo funciona cada área. Necesitan toda esta información para poder comunicarse con su superior, el Gerente y comentarle el funcionamiento y las posibles mejoras o fallos.
Si hemos de responder la pregunta: ¿A quienes reportan los individuos y los grupos? , podemos decir que únicamente a su inmediato superior. De esta forma cada jefe tendrá información veraz de todo lo que controla y podrá comunicarse con su superior de manera rápida y eficaz. Cabe destacar que se tendrán en cuenta todas las sugerencias y opiniones de los trabajadores, pero siempre, han de pasar por los jefes correspondientes.
Como caso diferenciado, el departamento de Subidas ha de estar altamente relacionado con el Legal, que lleva el tema de Copyright. Entre ellos hay una comunicación directa y no es necesario pasar por el jefe de producción ni gerente. Igualmente, cada nueva propuesta debe ser aprobada por el gerente que controla a las dos áreas.
Tramo de control
En nuestro caso particular tenemos un tramo de control uniforme de 6
La división de individuos por administrador sería la siguiente:
Partiendo de que estamos estudiando únicamente la parte de producción de la empresa, el jefe de producción se encargará exclusivamente de los problemas de sus 6 subordinados, uno de merchandising, otro de Premium, dos de I+D+i y los dos restantes del departamento de Subidas. En cada uno de esos departamentos cada administrador llevará a su cargo a 6, por lo tanto en Merchandising habrá 6 trabajadores, en Premium 6 más, en Subidas 12 y en I+D+i 12 trabajadores más.
Centralización y descentralización
La empresa está parcialmente centralizada. Por una parte, el departamento de subidas puede poner el contenido a disposición de los clientes sin tener que pedir permiso a los superiores. Pero por otro lado, los departamentos de Merchandising y Premium deben pedir permiso directo al jefe de producción en caso de querer realizar algún cambio importante en su departamento. Un ejemplo podría ser cambiar las tarifas Premium o la venta de un nuevo producto en la web.
Además, el departamento de I+D+i puede investigar y desarrollar mejoras sin necesidad de informar a su superior, pero antes de ser implantadas por el técnico, deben ser consultadas al jefe de producción y que éste, junto con el gerente, decidan si se puede implementar la mejora.
Formalización
La empresa tiene una formalización variable según el departamento.
Por departamentos, el de Merchandising tiene una formalización tirando a la baja. Esto es porque son comerciales y la mayoría trabaja a comisión, lo que les da cierta flexibilidad al trabajar.
El departamento Premium tiene una formalización alta. Se debe a que la mayoría de preguntas o quejas que reciben de parte de los clientes suelen ser parecidas y seguir un patrón. Cabe destacar que en este departamento se ha creado una lista de respuestas y operaciones estándar. Esto ahorra tiempo al empleado y permite ejercer su trabajo de una forma más eficiente. A demás, el cliente acaba más satisfecho por la rapidez de respuesta.
Por último, el departamento de Subidas tiene una formalización preferiblemente baja. Tienen que describir los contenidos que suben ellos mismos y eso les da una gran libertad y creatividad. También tienen la posibilidad de añadir una puntuación subjetiva sobre un contenido en concreto, basada en su experiencia personal. Esto puede ayudar a los clientes para decidirse por la compra y buscar el producto que más le puede interesar.
Conclusión
La empresa que hemos planteado, cómo hemos dicho en la introducción, está basada en una ya existente. Las diferencias son básicamente que en la real, los derechos no se poseen y por lo tanto hay que jugar con la ley de propiedad intelectual, la cual permite la distribución libre de archivos siempre que no haya lucro directo, el cual no existe si no hay cuentas Premium de por medio, como se plantea en esta práctica.
