Capt. con.

Diseño de un proceso para la captación y la capitalización del conocimiento de una empresa

En esta nueva práctica de la asignatura de Teoría de la Organización nos centramos en el campo del conocimiento de las empresas actuales. Partimos de la base, hace años, donde las empresas funcionaban como “robots”. Solo interesaba producir y producir sin tener en cuenta factores de mejoras en los productos que trabajaban. Esta actitud atrasada, podía funcionar antes porque los productos tenían una larga vida útil, en general. Actualmente, existe una gran velocidad en la creación de productos y esto implica, que el objetivo de la empresa, no sea tanto el crear un producto y venderlo, sino en no dejar de crear distintos productos. Es decir, tener un alto grado de innovación.

Como tenemos esta situación actualmente, es necesario que toda empresa, diseñe un proceso, más o menos definido, para la captación del conocimiento. Esto ayudará a la difícil tarea de innovar y permitirá dar más responsabilidad a todos los trabajadores de la empresa. Todos pueden decir la suya. Es este hecho, el que permite una transferencia de información, la cual es muy beneficiosa para la empresa.

Nosotros, vamos a definir un posible modelo de captación el conocimiento, que puede ser aplicado a cualquier empresa. Para hacerlo, nos hemos basado en el modelo propuesto por Eduardo Bueno, visto en clase de teoría. Este modelo nos parece adecuado porque consta de varias etapas, todas ellas importantes y sobretodo, quiere conseguir como resultado final el aprendizaje para la empresa, que es la meta que buscamos para mejorar en un futuro próximo.

Empezamos CREANDO ideas. Aquí es donde empieza todo proceso. Se necesita de un conjunto de propuestas, que pueden venir de varios lugares, pero que tiene como único objetivo mejorar la situación de la empresa y dar conocimiento a todas las personas que la integran. Para poder hacer esto, pensamos que una buena idea, es mediante propuestas de los trabajadores, transmitidas por correo electrónico. Cada trabajador ha de conocer este sistema. Ha de saber que cada 30 días habrá un grupo de personas de la empresa (altos cargos incluidos) que leerán todas las propuestas en grupo y harán una valoración previa de cada propuesta obtenida.

Continuamos con la INTEGRACIÓN de las propuestas. Este paso se efectuará en la misma reunión del equipo. Como no todas las ideas pueden ser aplicables o pueden ser consideradas erróneas, es necesario hacer una selección de unas pocas. Estas serán las que van a ser estudiadas a fondo y posiblemente aplicadas en la empresa. Sea como sea, todas las ideas recibidas en esa reunión, al día siguiente, serán presentadas a TODOS los trabajadores de la empresa, sin excepción, mediante el correo electrónico de cada uno. De esta forma cada persona puede ver las propuestas de los demás y obtener un conocimiento extra.

Pasamos a una fase de ACCESO. Aquí se trata de trabajar ya con un objetivo previsto en la reunión anterior. Se ha seleccionado la propuesta/s definitiva en la que trabajar. Para esta fase, si es posible, es conveniente que los directores de las áreas importantes, se reúnan con la sección de la empresa que puede estar implicada en la posible mejora. De esta forma, ese grupo será el que tenga más conocimiento en ese campo y por lo tanto, podrán abordar mucho mejor la propuesta. Si no hay ningún grupo específico en la mejora, se reunirán los directores con algunas personas de diferentes áreas, que tengan peso en la empresa y grandes conocimientos y estudios. Es obvio que la persona que haya propuesto la idea o mejora, puede estar si lo desea en la reunión dando su opinión y colaborando con el grupo.

Aquí ya entramos en el tramo final del proceso. Ahora es necesario la transferencia de CONOCIMIENTO a todos los miembros de la empresa. Si hemos llegado a esta fase del proceso, quiere decir que la mejora ha sido aceptada y la consideran viable para la empresa. La idea seleccionada será informada a todos los trabajadores. Se colgarán carteles por la empresa indicando la acción tomada, el porque consideran que será buena y el nombre de la persona que la propuso. Esto último puede ser eliminado, si el empleado así lo desea. Aún no se sabe si la mejora dará frutos positivos, pero ha sido estudiada y aceptada, así que es un buen conocimiento que poder explicar a todos.

Por último, la fase final. APLICAR la idea o mejora. Es la hora de ver si la mejora va a ser beneficiosa para la empresa. Si va a tener éxito o de lo contrario no va a ser una buena decisión haberla tomado. Solo con la puesta en marcha de la idea, se puede comprobar el éxito de la misma, pero funcione o no, todo el proceso anterior ha producido un aprendizaje para muchos y un buen conocimiento para todos. Es evidente, que si la idea implementada, tiene éxito, la persona en cuestión será compensada con algún incentivo en forma de dinero, día libre, etc.… En cambio, si fracasa, nunca se le aplicará ningún castigo. Si hicieran eso, el objetivo de transmitir conocimiento entre todos, dejaría de estar presente, porque la gente tendría miedo y temor de fallar y de las posibles represalias de sus jefes.

Si miramos el inicio y el final del proceso, vemos que se consigue un aprendizaje general en la empresa. Si cada persona no opina, no expresa sus pensamientos e ideas, no hay posibilidad de mejora en la empresa. Hay que tener en cuenta, que este proceso, ha de ser continuo a lo largo del tiempo. No sirve hacerlo solo una vez. La idea es que se convierta en un círculo o ciclo y se vaya repitiendo. Puede ser que en alguna reunión no haya propuestas o muy pocas, pero eso no es motivo para dejarlo de hacer. Habrá más suerte en la siguiente.

Creemos, que con este proceso creado, la comunicación entre los trabajadores y sobretodo, con sus jefes, será mucho más fluida y esto, siempre, es muy beneficioso para la empresa. Además de esto, sería favorable organizar sesiones más amenas (cenas, comidas o salidas) entre muchos empleados y directores, para que mejorara la relación entre ellos. En estas acciones también aparecen muchas ideas, ya que el ambiente se vuelve agradable y distendido.